戸籍謄本の取り寄せ方と必要なもの!【書き方・日数・速達方法も解説】

戸籍謄本の取り寄せ方と必要なもの!【書き方・日数・速達方法も解説】

このページで書かれている内容は、戸籍謄本だけでなく

 

  • 除籍謄本
  • 改製原戸籍

 

を郵送で取得する場合も同じことが当てはまります。

※その場合、同封する定額小為替は750円です

 

こんにちは。元市民課職員のアキラです。

 

戸籍謄本・抄本は「本籍の役場」に請求しなければならないため、遠いところに住んでいる場合は「取り寄せ」が必要となります。

 

これがかなり面倒なので、本来であればコンビニでも取得できるよう「マイナンバーカードを早めに作ること」を私はオススメしています。

 

ですが「カードなんていらないから郵送で取りたい」という方も多いでしょう。

 

このページを読むことで、

 

  • どのような流れで取り寄せられるのか
  • 必要なものはなにか
  • 申請書の正しい書き方
  • 速達で取り寄せるにはどうすればいいのか

 

などが分かります。ぜひ最後までご覧下さい。

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郵送による取り寄せの流れと、「コンビニ申請」の違い!

戸籍謄本・抄本の取り寄せは、「郵送」によって行います。

 

電話やFAX、メールなどでは出来ません。

 

また、たまに「コンビニで取り寄せの申請ができる」と勘違いされている方がいらっしゃいますが、コンビニでは「取り寄せ」ではなく、「その場で発行」になります。

 

コンビニで取得する場合はマイナンバーカードが必要ですが、もし持っているのであればスムーズに取得できます。

 

もしお持ちであればこちらへどうぞ。
>>戸籍謄本・抄本のコンビニ取得方法と7つの注意!費用・交付時間まとめ

 

 

またマイナンバーカード自体もとっても簡単に作れますので、時間に余裕がある方は作ってしまいましょう。

 

「通知カード」を紛失していも発行できますよ。

 

 

 

 

まずは「取り寄せの流れ」を簡単に説明

上でも説明のとおり、取り寄せは「郵送」でなければ出来ません。

 

戸籍謄本・抄本を取り寄せる場合は、

 

  1. 本籍地にある役所(市役所・区役所)へ、請求書・返信用封筒・郵便定額小為替などを郵送する。
  2. 後日、役所から戸籍謄本・抄本が郵送されてくる。

 

というカンタンな2ステップになります。

 

ということで、ここから「必要な物」や「申請書の書き方」について分かりやすく説明していきます。

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取り寄せに必要な物は4種類!

取り寄せに必要となるものは、

 

  1. 交付請求書(便箋でもOK)
  2. 身分証明書の写し
  3. 定額小為替(ていがくこがわせ)
  4. 返信用の封筒

 

の4つです。

 

もし「代理人による申請」をする場合は、委任状も必要となります。

 

 

 

 

交付請求書(便箋でもOK)

交付請求書は、「本籍地の役場」のホームページでダウンロードできます。

 

たとえば本籍が大阪市であれば、「大阪市のHP」へアクセスして交付請求書をダウンロードして下さい。

 

また郵送の場合は、「郵送用請求書」として「窓口申請用」とは別に用意されていることが多いため、注意しましょう。

 

請求書の書き方は後ほど「請求書の書き方」で説明します。

 

※各自治体で請求書のフォーマットは異なりますが、記入する内容は同じです

 

 

便箋に書いてもOK!

家にプリンタが無いケースも多いため、そのような場合は便箋に以下の内容を手書きしても良いです。

 

  • 請求者の住所・氏名・捺印・連絡先(日中帯に繋がるもの)
  • 必要な証明書と必要な枚数
  • 本籍地の住所
  • 筆頭者の名前
  • 請求者と筆頭者の続柄
  • 使用する目的と提出先

 

なお、これらの項目は「請求書」と同じです。

 

そのため記入の方法については、後ほど説明する「請求書の書き方」をそのまま参考にして下さい。

 

 

 

 

身分証明書の写し

請求する方の「身分証明書の写し」が必要です。

 

 

1点でよい本人確認書類
  • 運転免許証
  • マイナンバーカード
  • 住民基本台帳カード(写真付き)
  • 公的機関の発行した免許証・資格証明書
  • etc...

 

 

2点必要な本人確認書類

  • 健康保険証
  • 年金手帳
  • 学生証
  • 公共料金の納付書
  • 請求者本人のクレジットカード・キャッシュカード
  • 請求者本人の通帳
  • etc...

 

これら「必要な物」については、「1点で良い確認書類」「2点必要な本人確認書類」ともに、市区町村の役場によって微妙に差異が見受けられます

 

また、郵送の場合は「パスポートは不可」としている所が多いため要注意です。

 

そのため、「運転免許証」「マイナンバーカード」という無難な証明書をお持ちでない場合は、事前に電話で確認するのが良いでしょう。

 

 

 

 

定額小為替(ていがくこがわせ)

発行手数料として、郵便局で購入した「定額小為替」を同封する必要があります。

 

郵便局でのみ購入できますので、切手のようにコンビニなどでは購入できません。

 

原則、1枚発行につき450円分の定額小為替を購入すればOKです。

 

※戸籍謄本・抄本の発行手数料は、平成12年以降は「各自治体が条例で定める」ことになっていますが、以前の交付手数料から変更せずに1枚450円としているところがほとんどです

 

 

定額小為替には何も記入するな!

定額小為替には、表と裏に記入できる欄がいくつかあります。

 

しかし、これらは何も記入する必要はなく、空白のまま同封してください

 

なお、「定額小為替証書」と「定額小為替払渡票」は切り離さず、一緒に同封してください。

 

 

 

 

返信用封筒

返信用の封筒が必要です。

 

封筒にはあらかじめ「返送先の住所・宛名」を記載し、切手を貼っておきます。

 

なお基本的には82円切手で良いのですが、「複数枚の請求」によって返送時に封筒が重くなりそうな場合は、多めに貼っておく必要があります。

 

わからない場合は、封筒の中に多めに切手をいれておきましょう。

 

必要に応じて貼付してくれますし、不要であれば未使用のまま送り返して貰えます。

 

切手の値段
定型郵便物

25g以内:82円
50g以内:92円

 

定形外郵便

50g以内:120円
100g以内:140円

 

 

封筒の大きさ

戸籍謄本・抄本はどの自治体で発行してもA4サイズです。

 

そのため、通常はA4横3つ折りサイズ(長形3号)の封筒で問題ありません。

 

※封筒の色も気にしなくて良いです

 

もし謄本に折り目を入れたくない場合は、A4サイズ(角形A4号)を同封しておきましょう。

 

なお「角形A4号」は定型外郵便なので、120円を貼付し、20円の切手を中にいれておくと良いです。

 

 

速達で返送してもらう場合

速達で返送してもらう場合については、後ほど「速達で取り寄せる場合」で説明しています。

 

 

 

 

委任状(代理人が請求する場合のみ)

もし請求者と申請する方が違う場合は、委任状が必要です。

 

郵送において代理申請することはまれだと思いますが、もし誰かにお願いする場合は同封しましょう。

 

>>委任状の書き方と、家族(親・兄弟)が代理する場合の委任状の要否!

 

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請求書の書き方を解説します!

請求書の書き方はとてもシンプルですが、「各項目の意味が分からない」という方も多いため、一つずつ説明していきます。

 

ちなみに「請求書のフォーマット」は自治体によって異なりますが、記入する項目は変わりません。

 

また「便箋に記入する場合」でも、記入する項目は全て同じですので、こちらを参考にして頂ければ問題ありません。

 

※大阪市のフォーマットを例に説明します

 

 

 

 

 

 

 

 

 

手続きをされる方

郵送においては、基本的に「手続きする人=本人」となるでしょう。

 

「郵送での申請」をわざわざ他人に任せることは少ないと思いますが、もし任せる場合は依頼された方の「住所・氏名・生年月日・連絡先」を記入しましょう。
※その場合は「委任状」が必要

 

なお「署名または記入押印」となっていると思いますが、違いは以下の通り。

 

「署名」と「記名」の違い
  • 署名

    ⇒自分で書くこと(筆跡で本人がわかるため、証拠能力が高い)

  • 記名・押印

    ⇒ワープロやゴム印など「署名以外の方法」で、本人の氏名を記入すること(証拠能力が低くなるため、押印をプラスすることで「署名」の代用とできる)

 

印鑑は100均の物でも大丈夫ですが、シャチハタは避けましょう。(ゴム印を避けましょう)

 

 

 

請求者

請求者も基本的には「本人」になります。

 

仮に別の方が請求者となる場合、請求者となれるのは以下の「請求する権利を持っている人」と決まっていますので、注意しましょう。

 

 

請求できる人

  • 筆頭者(“戸籍の主” のようなもの)

    ⇒一般的に「夫」

  • 配偶者

    ⇒一般的に「妻」

  • 直系卑属(ちょっけいひぞく)

    ⇒子、孫、ひ孫

  • 直系尊属(ちょっけいそんぞく)

    ⇒父母、祖父母、曾祖父母

※「筆頭者」は、たとえ亡くなっても筆頭者のままです

 

「筆頭者」「配偶者」の意味が分からないという方は、以下ページを参考にしてください。

>>「筆頭者・配偶者が誰なのか?」は、5秒もあれば把握できる!

 

 

これらの権限を持つ方からの「委任状」があれば、手続きする人(申請者)が代理人として請求できます。

>>委任状の書き方と、家族(親・兄弟)が代理する場合の委任状の要否!

 

 

 

 

 

 

 

本籍

本籍とは、「戸籍を置いている土地」のことを言います。

 

「番地」もしくは「番」まで記入する必要があるため、把握されていない方は以下へどうぞ。

>>最速10秒!現在の「本籍」を超カンタンに調べられる5つの方法!

 

 

 

筆頭者の氏名

筆頭者とは「戸籍の主」のようなものです。

 

あなたが独身であれば、通常は父親が筆頭者となっています。

 

また結婚している場合は、通常は夫が筆頭者、妻が配偶者であることが多いです。

 

ただし必ずしもその通りではないため、分からない場合は以下の記事を参考にして下さい。

 

>>戸籍謄本の筆頭者が5秒で分かる超カンタンな調べ方を紹介!

 

 

 

請求者と筆頭者との関係

いわゆる「続柄」を選択します。

 

上でも説明したとおり、原則は以下のいずれかになります。

 

  • 本人
  • 配偶者
  • 父母または祖父母
  • 子または孫

 

もし分からない場合は、以下を参考にして下さい。

 

>>続柄の書き方がパッと分かる一覧まとめ!【図で分かりやすく解説】

 

 

 

請求の理由

請求する理由をそのまま選択・記入しましょう。

 

便箋に記入している場合でも、上記の画像のように記入すれば良いです。

 

例) パスポート:新規パスポート発行時に必要なため

 

 

 

 

 

 

必要な証明書と枚数

「戸籍謄本・抄本」が必要なので、「戸籍」にチェックを入れ、謄本・抄本を選びましょう。

 

※仮に「除籍謄本・改製原戸籍」が欲しい場合は、それらをチェック

 

なお謄本と抄本の違いは以下の通り。

 

  • 謄本

    ⇒その戸籍に入っている全ての人間の情報を取得する

  • 抄本

    ⇒その戸籍に入っている1人または複数人の情報を取得する

 

もし戸籍抄本が必要であれば、必要となる方の氏名を記入しておきましょう。

 

戸籍謄本・抄本の中身を知りたい方は、以下を参考にして下さい。

 

>>戸籍謄本・抄本の『見本』と、内容・記載事項5つを画像付きで解説!

 

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郵送先に注意せよ!事前に調べておこう!

戸籍謄本・抄本の取り寄せは「本籍にある役場」へ行う、と説明しました。

 

しかし、送付先が決められている場合があるため事前の確認が必要です。

 

たとえば「京都府 京都市 右京区」に本籍がある場合は、右京区の区役所をあて先とします。

 

以下、京都市HPより引用。

 

請求先

本籍を管轄する区役所・支所市民窓口課又は出張所

 

引用:京都市

 

 

しかし、「大阪府 大阪市 淀川区」に本籍がある場合は、大阪市役所内にある「郵送事務処理センター」をあて先とする必要があります。

 

あて先が「淀川区役所」では無いのです。

 

以下、大阪市HPより引用。

 

ご請求の際は、各請求書(ダウンロード可)に必要事項を記載のうえ、

〜中略〜

を添えて大阪市郵送事務処理センターあてにご請求ください。

 

引用:大阪市

 

 

このように自治体によってはあて先を「郵送事務処理センター」としている場合がありますので、事前にあて先は確認しておきましょう。

 

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取り寄せの日数はどれくらい?

取り寄せまでの日数は、

 

  1. 往路の時間
  2. 自治体での処理時間
  3. 復路の時間

 

で決まります。

 

往復の時間は「郵便局のホームページ」で目安を調べることが可能。

 

自治体の処理時間は、基本的には「受領した翌日」もしくは「3営業日内」に処理をして返送してくれますので、最短で4日ほどで届く場合もあります。

 

ただし繁忙期や自治体によっても変わりますので、おおよそ1週間〜10日ほど見ておくべきです。

 

たまに「さっさと処理しろよ!」というクレームを入れてくる方もいらっしゃいましたが、あらかじめ「それくらいの時間が掛かる」ことを想定しておきましょう。

 

なお、封筒に「至急必要なため出来れば○日に届くようご対応頂けますと幸いです」という一言メモを入れておくと、優先してくれる可能性もあります。
※担当や自治体による

 

また「少しでも早く欲しい!」という場合は、次に紹介する「速達で送る場合」も参考にして下さい。

 

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速達で取り寄せるには?

上で説明のとおり、タイミングが良ければ最短4日ほどで手元に届くこともあります。

 

ただし「少しでも早く!」という急を要する場合は、往復ともに速達で郵送するのも一つの手です。

 

速達する場合は、82円の切手のほかに280円分の切手を貼付します。

 

さらに以下のどちらかで「速達」と分かるようにします。

 

 

赤字で「速達」という赤文字を記入する

切手の下に「速達」という赤文字を縦書き・横書きどちらかで記入しておきます。

 

 

赤い線を入れる

「縦長の郵便物」であれば表面の右上部に、「横長の郵便物」であれば右側に赤い線を表示してください。

 

 

 

 

復路分も忘れずに!

急いでいるのであれば、往復分を速達にしましょう。

 

たまに返信用封筒に82円分しか切手を貼っていない方がいらっしゃいますが、その場合は速達では返送できません

 

失念しないよう十分注意しましょう。

 

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必要なのは戸籍謄本だけ?

パスポート発行などでは戸籍謄本・抄本だけで良いですが、もし「相続手続きのため」であれば、戸籍謄本のほかにも

 

  • 改製原戸籍
  • 除籍謄本

 

などが必要になるケースが多いです。

 

何度も請求するのは手間が掛かりますので、予め何が必要なのかを洗い出しておきましょう。

 

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さいごに!

戸籍謄本・抄本を「郵送で取り寄せる方法」について説明しました。

 

郵送申請では、このように時間や費用が掛かってしまいますので、出来れば「マイナンバーカード」を作っておくことをオススメします

 

謄本や抄本がいざ必要となった時には、かなり手間が軽減されます。

 

>>実は超カンタン!マイナンバーカードの5つの作り方!申請期間はあるのか?

 

 

もしくは可能であれば「本籍を近隣に移しておく」のも一つの手です。

 

>>「本籍地の変更手続き」方法と、メリット・デメリットまとめ【必要書類】

 

 

 

 

 

 

 

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