住民票記載事項証明書とは？書き方･必要な物、ｺﾝﾋﾞﾆで取る時の注意点

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こんにちは。
元市民課職員のアキラです。

 

就職先などから求められる「住民票記載事項証明書」について、詳しく知っている人はほとんどいないでしょう。

 

そこで、

 

• 住民票と何が違うの？
• コンビニでも取れるの？
• 手数料は？

 

などなど、｢疑問となりそうな部分」を元市民課職員の筆者がどこよりもわかりやすく説明していきます。

 

 

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住民票記載事項証明書とは？住民票と何が違う？

住民票記載事項証明書は、

 

 

といった特長があります。

 

 

「住所を証明するもの」としては住民票と違いはありませんが、住民票記載事項証明書は「必要最低限の情報」のみを必要とする場合に取得されるケースが多いです。

 

今の時代、プライバシー保護の観点から、「不必要な個人情報」を企業が保管することは、リスクでもあります。

 

そのため、

 

• 入社時
• アルバイト・パート雇用時

 

などに求められるのは、必要な情報だけに絞った「住民票記載事項証明書」であるケースが増えてきています。

 

 

 

 

住民票記載事項証明書は、その名前のとおり「住民票に記載された事項を証明するもの」です。

 

分かりやすく言うと、予め会社が用意したフォーマットに

 

• 氏名
• 住所
• 生年月日
• 性別

 

などを記載し、その用紙を提出することで「住民基本台帳と相違ない」と認め、判子を押してもらう（日付・認証文の記載）ことが出来ます。

 

通常の住民票は自治体によってフォーマットが違うため、提出された側としては非常に管理が厄介です。
※フォーマットにより記載されている位置がバラバラだと、パパッと確認しにくい

 

そのため、会社側としては予めフォーマットを決めることで、住民票管理の円滑化が図れます。

 

ちなみに、会社側がフォーマットを用意しない場合は、その自治体独自のフォーマットでも取得することが出来ます。

 

ただしその場合、結局は見た目上「簡易的な住民票」となります。

 

 

 

 

 

住民票記載事項証明書はどこで取れるの？

住民票記載事項証明書を取る方法は、

 

1. 住民票を置いている役場の窓口へ行く
2. 住民票を置いている役場へ郵送で請求する
3. コンビニのマルチコピー機で取得する

 

の3つの方法があります。

 

 

もっともオーソドックスな方法ですが、

 

• 市役所
• 区役所
• 町役場

 

にある住民課に、請求書を提出することで取得できます。

 

「請求書の書き方」｢必要な物」は後ほど説明します。

 

 

 

 

 

 

 

「住民票を移していない」｢時間が無い」などの場合は、役場に請求書を郵送することで、返送してもらうことが出来ます。

 

こちらも「必要な物」｢請求書の書き方」などは後ほど説明します。

 

 

 

 

 

 

 

コンビニに設置されている「マルチコピー機」を使って取得する方法です。

 

毎日6:30〜23:00まで稼動していますので、その時間であればいつでも取得できます。
（12月29日〜1月3日はシステムが止まります）

 

なお、マルチコピー機はコンビニによって若干の違いはありますが、おおよそ以下のような物が設置されています。

 

【セブンイレブンのマルチコピー機】

 

メニューの中に、以下のような「行政サービス」のボタンがあるので、そちらをクリックして手続きを進めます。

 

 

 

 

 

 

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住民票記載事項証明書の取得に必要なもの！

それぞれの取り方における、「必要なもの」について説明しましょう。

 

 

窓口に持参するものは以下の通りです。

 

 

 

 

 

「窓口で直接取る場合」と大きな違いはありませんが、以下が必要です。

 

 

わからない点がある場合、手戻りの発生を防ぐために、郵送前に必ず役所に電話で確認しましょう。

 

 

 

すでに説明していますが、コンビニで取る場合は

 

• マイナンバーカード
• 住民基本台帳カード

 

のどちらかが必要です。

 

マルチコピー機を使用する際は、コンビニの店員へカードを提示するのではなく、機械に取り付けられた「カードリーダー」へスキャンすればOKです。

 

「必要なもの」がもっとも少ないのがこの方法ですので、マイナンバーカードを作っておくと今後は便利ですよ。

 

※マイナンバーカードの発行に伴って、住民基本台帳カードは平成27年12月以降の新規発行は終了しています

 

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住民票記載事項証明書は誰が取れるの？

申請者（請求者）とは、言い方を変えると「届出人」となりますが、これは

 

 

に限られます。

 

同一世帯と言うのは、同じ住民票に載る人のことを言います。

 

たとえば同じ住所でも、二世帯住宅のように世帯が違う場合がありますが、その場合は世帯の垣根を越えて請求することは出来ません。

 

 

委任には「委任状」が必要

代理人へ委任する場合は、委任状への直筆での記載と押印が必要です。

 

※フォーマットは市区町村で変わります

 

委任状は各自治体のHPからダウンロードできます。

 

なお「代理人」の身分証明書も必要となりますので、必ず持参しましょう。

 

ちなみに代理取得する場合は、「マイナンバー」｢住民票コード」の記載された住民票記載事項証明書は即日発行できず、後日本人宛に郵送されます。

 

 

住民票記載事項証明書の発行手数料はいくら？

取り方は

 

• 窓口での取得
• 郵送での取得
• コンビニでの取得

 

があると説明しましたが、もっとも安く取得できる可能性が高いのがコンビニでの取得です。

 

役場での「住民票記載事項証明書の請求」に掛かる手数料は、市区町村によって微妙に違いがあるのですが、ほとんどが300〜350円です。

 

さらに郵送の場合は100円ほど割高にしている役場も見られます。

 

ところが「コンビニ交付サービス」に対する手数料は、

 

• 窓口の半額
• 窓口の70％

 

などで設定しており、150円〜250円くらいの役場が多いです。

 

つまり値段や利便性を考えると「コンビニ交付サービス」を使うのが一番安くて便利であると言えます。

 

いずれにしろ「郵送しか選択肢が無い」となると色々不便ですので、時間がある時に「住民票の移動」をしておきましょう。

 

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請求書を書くときのポイント！

「証明印を押してもらう用紙」を持ち込む場合でも、自治体の指定フォーマットで取得する場合でも、どちらにしても「請求書」を書く必要があります。

 

「住民票記載事項証明書の請求書」には、

 

• 「申請者」について書く欄
• 「請求内容」について書く欄

 

がありますが、それぞれで疑問が浮かびそうな点を説明します。

 

 

申請者について

※フォーマットは市区町村で違います

 

「申請者（窓口に行く人）についての記載欄」で疑問が浮かびそうな点としては、�@世帯主から見た「続柄」だと思います。

 

「世帯主からみた続柄」は、

 

 

という記載で良いです。

 

また、もし「カップル(婚約状態も含む)で同棲」しており、一方が世帯主となっている場合は、もう一方は「未届の妻（夫）」もしくは「同居人」となります。

 

なお委任状を持っている第三者の場合、「友人」などで大丈夫ですが、分からない場合は記入する必要はありません。
※窓口で尋ねれば教えてくれます

 

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請求内容について

※フォーマットは市区町村で違います

 

 

「住民票記載事項証明書」の請求書は、多くのところで「通常の住民票」の請求書と同じ物だと思います。

 

その場合は、上の画像のように選択する部分があると思いますので、ここで「記載事項証明書」に欲しい本数を記入しましょう。

 

なお住民票記載事項証明書についても、通常の住民票と同様に、「世帯全員分の情報が欲しいのか？一人もしくは数人の情報が欲しいのか？」が選べます。

 

上の画像のように�@の欄で選べない場合は、空いているスペースなどに、必要な人物の氏名などを記入しましょう。

 

「提出先の指定の用紙」を持ち込んでいる場合も、世帯全員分を要求されているのか？を確認しましょう。

 

ただし冒頭で説明のとおり、個人情報の管理などの観点から「住民票記載事項証明書」を採用する企業が増えているわけですので、あえて「世帯全部」を提出するように求めてくるところは少ないとは思います。

 

 

 

「請求書のフォーマット」は市区町村によって違いがありますが、「続柄・マイナンバー（個人番号）・本籍」の表示有無のチェック欄は必ずあります。

 

提出先からの「必要の有無」を必ず確認しましょう。
※チェックしなければこれらは記載されません

 

 

続柄とは？

その家の主であれば「世帯主」と記載されますし、世帯主の妻であれば「妻」、子どもであれば「子」と記載されます。

 

※戸籍の証明証（戸籍謄本など）では、子どもは「長男・二男」などの表記ですが、住民票においては子どもはすべて「子」で統一されます

 

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本籍ってなに？

本籍は「戸籍の台帳を置いている土地」のことを言います。

 

なお「本籍」を載せると、「筆頭者」が必ずセットで記載されます。

 

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「自治体のフォーマット」で住民票記載事項証明書を取得するのであれば、ここは一応見ておくポイントです。

 

一般的に使う様式には大きく

 

 

の2つがありますので、どちらで取得すべきかは確認しておきましょう。
※市区町村によって変わる可能性があります

 

 

 

「住民票コード」は民間企業での使用が禁止されているので、あまり必要とされるケースはありません。

 

しかしもし「住民票コード」が必要で、かつ請求書にチェック欄がない場合は、空いているスペースに欲しい旨を記載しましょう。

 

※住民票コードと個人番号（マイナンバー）は別物です。「住民票コード」は通常は特に気にする必要がないものです

 

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指定の用紙がある際の書き方の2つのポイント

「指定の用紙」を渡されている場合、書くときに引っかかるポイントとしては

 

• 住所
• 続柄（要求してくる企業は少ないでしょう）

 

でしょう。

 

 

住所の書き方は？

「管理されている台帳に記載の住所」と、「あなたが書いた住所」に相違が無い事を確認するため、正式な住所を書く必要があります。

 

そのため、もし

 

○○県○○市○○町１丁目２番３４号

 

ではなく、

 

○○県○○市○○町１-23-34

 

と記載した場合は、ゴム印などで「丁目」「番地」などの訂正印を押される可能性があります。

 

正式な住所が分からない場合は、空白の状態に役場に持って行き、そこで確認するのが無難でしょう。

 

 

 

続柄の書き方

「世帯主から見た続柄」を求められているのであれば、

 

 

と書けば良いです。

 

子どもは次男や三男でも、記載上はみんな「子」です。

 

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まとめ！

最後に、このページの要点をまとめます！

 

 

全てに言えることですが、不明点があれば役所の人が教えてくれますので、疑問点は何でも質問しましょう。

 

なお上でも説明のとおり、「マイナンバーカード」を作っていれば、戸籍謄本や住民票をコンビニで簡単に取得できるようになるため、とても便利になりますよ。

 

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