住民票記載事項証明書とは?書き方・必要な物、コンビニで取る時の注意点

住民票記載事項証明書とは?コンビニで取る時の注意点や、書き方・必要な物

こんにちは。
元市民課職員のアキラです。

 

就職先などから求められる「住民票記載事項証明書」について、詳しく知っている人はほとんどいないでしょう。

 

そこで、

 

  • 住民票と何が違うの?
  • コンビニでも取れるの?
  • 手数料は?

 

などなど、「疑問となりそうな部分」を元市民課職員の筆者がどこよりもわかりやすく説明していきます。

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住民票記載事項証明書とは?住民票と何が違う?

住民票記載事項証明書は、

 

  1. 「簡易的な住民票」としての役割
  2. 提出先が用意したフォーマットを、証明書とする

 

といった特長があります。

 

 

「簡易的な住民票」としての役割

「住所を証明するもの」としては住民票と違いはありませんが、住民票記載事項証明書は「必要最低限の情報」のみを必要とする場合に取得されるケースが多いです。

 

今の時代、プライバシー保護の観点から、「不必要な個人情報」を企業が保管することは、リスクでもあります。

 

そのため、

 

  • 入社時
  • アルバイト・パート雇用時

 

などに求められるのは、必要な情報だけに絞った「住民票記載事項証明書」であるケースが増えてきています。

 

住民票記載事項証明書の内容

基本的には、

 

  • 住所
  • 氏名
  • 性別
  • 生年月日

 

の4つが載ります。

 

さらに希望があれば

 

  • 世帯主
  • 世帯主との続柄
  • 本籍(都道府県までの記載)
  • 住民となった日
  • 住所を定めた日
  • マイナンバー
  • 住民票コード

 

を記載することもできます。

 

 

 

提出先が用意したフォーマットを、証明書とすることが出来る

住民票記載事項証明書は、その名前のとおり「住民票に記載された事項を証明するもの」です。

 

分かりやすく言うと、予め会社が用意したフォーマットに

 

  • 氏名
  • 住所
  • 生年月日
  • 性別

 

などを記載し、その用紙を提出することで「住民基本台帳と相違ない」と認め、判子を押してもらう(日付・認証文の記載)ことが出来ます。

 

通常の住民票は自治体によってフォーマットが違うため、提出された側としては非常に管理が厄介です。
※フォーマットにより記載されている位置がバラバラだと、パパッと確認しにくい

 

そのため、会社側としては予めフォーマットを決めることで、住民票管理の円滑化が図れます。

 

ちなみに、会社側がフォーマットを用意しない場合は、その自治体独自のフォーマットでも取得することが出来ます。

 

ただしその場合、結局は見た目上「簡易的な住民票」となります。

 

 

一般的な「住民票の写し」の記載内容

 

通常の「住民票の写し」に記載されている各項目については、以下で説明しています。

>>住民票の15の記載内容を「見本」で解説!記載事項から分かることは?

 

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住民票記載事項証明書はどこで取れるの?

住民票記載事項証明書を取る方法は、

 

  1. 住民票を置いている役場の窓口へ行く
  2. 住民票を置いている役場へ郵送で請求する
  3. コンビニのマルチコピー機で取得する

 

の3つの方法があります。

 

 

住民票を置いている役場の窓口へ行く

もっともオーソドックスな方法ですが、

 

  • 市役所
  • 区役所
  • 町役場

 

にある住民課に、請求書を提出することで取得できます。

 

「請求書の書き方」「必要な物」は後ほど説明します。

 

メリットは?

係りの人がいますので、分からない事があれば何でも相談することが出来ます。

 

また、その場ですぐに受け取ることが出来ます。

 

 

デメリットは?

住民票記載事項証明書は、住民票を置いている役所で取得することになります。

 

そのため、今の住所に住民票を移動していない場合は、遠距離の移動が必要となります。

 

もし家から遠い場合は、次に紹介する「郵送」「コンビニ」のどちらかで請求しましょう。

 

また役場には受付時間(取扱時間)がありますので、その点も注意が必要です。

 

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1.電話予約で「土日」受取も!

市区町村によっては、平日に電話で予約することで、翌の土日祝日に住民票を受け取る事が出来る役場もあります。

 

2.時間外窓口サービスもある!

受付時間外(閉庁後)に受付を行うことで、後日郵送にて受け取ることが出来る役場もあります。

 

※これらの対応可否は、「住民票を置いている役場」へご確認ください

 

 

 

 

役場から郵送してもらう!

「住民票を移していない」「時間が無い」などの場合は、役場に請求書を郵送することで、返送してもらうことが出来ます。

 

こちらも「必要な物」「請求書の書き方」などは後ほど説明します。

 

メリットは?

「移動による労力が掛からない」点や「受付時間を気にしなくて良い」という点がメリットとして挙げられます。

 

 

デメリットは?

デメリットは

 

  • 往復の郵送費が掛かる
  • 取得できるまでに時間が掛かる
  • わからない点をその場で確認出来ない

 

という3つが挙げられます。

 

書き方や同封物に不備があった場合は、基本的に役所からの電話確認が入ります。
場合によってはさらに時間が掛かる可能性がありますので、分からない点がある場合は、事前に確認しましょう。

 

 

 

 

「コンビニ」で取得する!

コンビニに設置されている「マルチコピー機」を使って取得する方法です。

 

毎日6:30〜23:00まで稼動していますので、その時間であればいつでも取得できます。
(12月29日〜1月3日はシステムが止まります)

 

なお、マルチコピー機はコンビニによって若干の違いはありますが、おおよそ以下のような物が設置されています。

 

【セブンイレブンのマルチコピー機】
マルチコピー機

 

メニューの中に、以下のような「行政サービス」のボタンがあるので、そちらをクリックして手続きを進めます。

 

 

 

メリットは?

どこからでも、時間を気にせずに簡単に取れることです。
(毎日6:30〜23:00の間に限る)

 

さらにコンビニで取得する場合は、値段が安くなる可能性もあります。
※値段については後ほど説明します

 

 

デメリットは?

コンビニ取得をする際は、

 

  • マイナンバーカード
  • 住民基本台帳カード

 

のどちらかが必要です。

 

通知カードは皆さん持っているハズですが、マイナンバーカードを作っていない人は多いでしょう。

 

※マイナンバーカードの発行に伴って、住民基本台帳カードは平成27年12月以降の新規発行は終了しています

 

人気の関連ページ!
>>実は超カンタン!マイナンバーカードの5つの作り方!申請期間はあるの?

 

 

また、そもそも「住民票を置いている自治体」がコンビニサービスに対応していないという可能性もありますので、事前に役場へ電話で確認した方が良いです。

 

たとえば平成30年3月から新潟市がサービスを開始しましたが、「いまさら?」と思う方も多いのではないでしょうか。
このように、まだまだ進んでいないところも多々あります。

 

さらにコンビニの場合は、自治体によって住民票記載事項証明書への

 

  • 住民票コード
  • マイナンバー(個人番号)

 

記載が出来ない場合があります。

 

これは各自治体の判断によるものですので、提出先から「マイナンバーの記載」などを求められている場合は、要注意です。

 

もう一点、コンビニでは「会社指定の用紙」に対して証明印を押してもらうことは出来ません

 

コンビニで取得できるのは、あくまでも「その自治体が指定しているフォーマット」での住民票記載事項証明書になります。

 

イメージ的には「簡易版の住民票を取る」ようなものになります。

 

人気の関連ページ!
>>住民票のコンビニでの取り方と5つの注意!交付時間やマイナンバー有無など

 

 

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住民票記載事項証明書の取得に必要なもの!

それぞれの取り方における、「必要なもの」について説明しましょう。

 

 

窓口へ行く場合

窓口に持参するものは以下の通りです。

 

  • 提出先から配布された「証明書用紙」

    ⇒指定された用紙をお持ちであれば、氏名・住所など予め書ける内容がほとんどだと思うので、記入しておきましょう。なお、「提出先指定用紙の書き方」は後ほど説明します。

  • 交付請求書

    ⇒請求書は役所に設置されていますので、その場で取得できます。なお、「請求書の書き方」は後ほど説明します。

  • 身分証明書

    ⇒運転免許証・パスポートなどの「写真つきの物」を用意しましょう。無い場合は、予め役所に電話して確認しましょう。

  • 印鑑

    ⇒多くの役所で「自署でもOK」となっているため、不要なケースが多いです。事前に確認し、必要な役所であれば認印か実印を持参しましょう。100均の物でも良いですが、シャチハタは避けた方が良いです。

  • 委任状

    ⇒代理人が請求する場合に必要です。委任状は、「役所で貰う」もしくは「役所のホームページからダウンロードで取得」できます。後ほど「誰が取れるのか?」で補足します。

 

 

 

 

郵送で取る場合

「窓口で直接取る場合」と大きな違いはありませんが、以下が必要です。

 

  • 提出先から配布された「証明書用紙」

    ⇒指定された用紙があるのであれば、すべて記入しておきましょう。なお、「提出先指定用紙の書き方」は後ほど説明します。

  • 交付請求書

    ⇒「役所で貰う」もしくは「役所のホームページからダウンロードで取得」できますが、「郵送用」を分けているところもあるため注意しましょう。「請求書の書き方」は後ほど説明します。

  • 身分証明書

    ⇒原本でなく写し(コピー)を同封します。また郵送の場合はパスポートでは不可としてる場合がありますので、役場への事前の確認が必要です。

  • 手数料

    ⇒定額小為替を同封します。また郵送の場合は「窓口での取得」よりも手数料が高くなっている可能性があるため、必ず確認しましょう。

  • 返信用封筒

    ⇒「予め切手を貼っている返信用封筒」を同封しましょう。

 

わからない点がある場合、手戻りの発生を防ぐために、郵送前に必ず役所に電話で確認しましょう。

 

 

 

コンビニで取る場合

すでに説明していますが、コンビニで取る場合は

 

  • マイナンバーカード
  • 住民基本台帳カード

 

のどちらかが必要です。

 

マルチコピー機を使用する際は、コンビニの店員へカードを提示するのではなく、機械に取り付けられた「カードリーダー」へスキャンすればOKです。

 

「必要なもの」がもっとも少ないのがこの方法ですので、マイナンバーカードを作っておくと今後は便利ですよ。

 

※マイナンバーカードの発行に伴って、住民基本台帳カードは平成27年12月以降の新規発行は終了しています

 

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住民票記載事項証明書は誰が取れるの?

申請者(請求者)とは、言い方を変えると「届出人」となりますが、これは

 

  1. 本人
  2. 本人と同一世帯の人
  3. 上記@Aから委任された人

 

に限られます。

 

同一世帯と言うのは、同じ住民票に載る人のことを言います。

 

たとえば同じ住所でも、二世帯住宅のように世帯が違う場合がありますが、その場合は世帯の垣根を越えて請求することは出来ません。

 

 

委任には「委任状」が必要

代理人へ委任する場合は、委任状への直筆での記載と押印が必要です。

 

※フォーマットは市区町村で変わります

 

委任状は各自治体のHPからダウンロードできます。

 

なお「代理人」の身分証明書も必要となりますので、必ず持参しましょう。

 

ちなみに代理取得する場合は、「マイナンバー」「住民票コード」の記載された住民票記載事項証明書は即日発行できず、後日本人宛に郵送されます。

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住民票記載事項証明書の発行手数料はいくら?

取り方は

 

  • 窓口での取得
  • 郵送での取得
  • コンビニでの取得

 

があると説明しましたが、もっとも安く取得できる可能性が高いのがコンビニでの取得です。

 

役場での「住民票記載事項証明書の請求」に掛かる手数料は、市区町村によって微妙に違いがあるのですが、ほとんどが300〜350円です。

 

さらに郵送の場合は100円ほど割高にしている役場も見られます。

 

ところが「コンビニ交付サービス」に対する手数料は、

 

  • 窓口の半額
  • 窓口の70%

 

などで設定しており、150円〜250円くらいの役場が多いです。

 

つまり値段や利便性を考えると「コンビニ交付サービス」を使うのが一番安くて便利であると言えます。

 

いずれにしろ「郵送しか選択肢が無い」となると色々不便ですので、時間がある時に「住民票の移動」をしておきましょう。

 

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請求書を書くときのポイント!

「証明印を押してもらう用紙」を持ち込む場合でも、自治体の指定フォーマットで取得する場合でも、どちらにしても「請求書」を書く必要があります。

 

「住民票記載事項証明書の請求書」には、

 

  • 「申請者」について書く欄
  • 「請求内容」について書く欄

 

がありますが、それぞれで疑問が浮かびそうな点を説明します。

 

 

申請者について

住民票の請求
※フォーマットは市区町村で違います

 

「申請者(窓口に行く人)についての記載欄」で疑問が浮かびそうな点としては、@世帯主から見た「続柄」だと思います。

 

「世帯主からみた続柄」は、

 

  • 世帯主であれば「本人」
  • 世帯主の奥さんであれば「妻」
  • 世帯主の旦那さんであれば「夫」
  • 世帯主の子どもであれば「子」

 

という記載で良いです。

 

また、もし「カップル(婚約状態も含む)で同棲」しており、一方が世帯主となっている場合は、もう一方は「未届の妻(夫)」もしくは「同居人」となります。

 

なお委任状を持っている第三者の場合、「友人」などで大丈夫ですが、分からない場合は記入する必要はありません。
※窓口で尋ねれば教えてくれます

 

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>>続柄の書き方がパッと分かる一覧まとめ【図で分かりやすく解説!】

 

 

 

請求内容について

記載事項証明書
※フォーマットは市区町村で違います

 

 

取得する種類

「住民票記載事項証明書」の請求書は、多くのところで「通常の住民票」の請求書と同じ物だと思います。

 

その場合は、上の画像のように選択する部分があると思いますので、ここで「記載事項証明書」に欲しい本数を記入しましょう。

 

なお住民票記載事項証明書についても、通常の住民票と同様に、「世帯全員分の情報が欲しいのか?一人もしくは数人の情報が欲しいのか?」が選べます。

 

上の画像のように@の欄で選べない場合は、空いているスペースなどに、必要な人物の氏名などを記入しましょう。

 

「提出先の指定の用紙」を持ち込んでいる場合も、世帯全員分を要求されているのか?を確認しましょう。

 

ただし冒頭で説明のとおり、個人情報の管理などの観点から「住民票記載事項証明書」を採用する企業が増えているわけですので、あえて「世帯全部」を提出するように求めてくるところは少ないとは思います。

 

 

 

続柄・個人番号(マイナンバー)・本籍

「請求書のフォーマット」は市区町村によって違いがありますが、「続柄・マイナンバー(個人番号)・本籍」の表示有無のチェック欄は必ずあります

 

提出先からの「必要の有無」を必ず確認しましょう。
※チェックしなければこれらは記載されません

 

 

続柄とは?

その家の主であれば「世帯主」と記載されますし、世帯主の妻であれば「妻」、子どもであれば「子」と記載されます。

 

※戸籍の証明証(戸籍謄本など)では、子どもは「長男・二男」などの表記ですが、住民票においては子どもはすべて「子」で統一されます

 

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>>続柄の書き方がパッと分かる一覧まとめ【図で分かりやすく解説!】

 

 

本籍ってなに?

本籍は「戸籍の台帳を置いている土地」のことを言います。

 

なお「本籍」を載せると、「筆頭者」が必ずセットで記載されます。

 

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様式

「自治体のフォーマット」で住民票記載事項証明書を取得するのであれば、ここは一応見ておくポイントです。

 

一般的に使う様式には大きく

 

  • 世帯連記式

    ⇒1枚の用紙に4人※まで記載する。

  • 個人票

    ⇒1枚の用紙に1人分を記載する。

 

の2つがありますので、どちらで取得すべきかは確認しておきましょう。
※市区町村によって変わる可能性があります

 

 

 

「住民票コード」の記載が必要な場合

「住民票コード」は民間企業での使用が禁止されているので、あまり必要とされるケースはありません。

 

しかしもし「住民票コード」が必要で、かつ請求書にチェック欄がない場合は、空いているスペースに欲しい旨を記載しましょう。

 

※住民票コードと個人番号(マイナンバー)は別物です。「住民票コード」は通常は特に気にする必要がないものです

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指定の用紙がある際の書き方の2つのポイント

「指定の用紙」を渡されている場合、書くときに引っかかるポイントとしては

 

  • 住所
  • 続柄(要求してくる企業は少ないでしょう)

 

でしょう。

 

 

住所の書き方は?

「管理されている台帳に記載の住所」と、「あなたが書いた住所」に相違が無い事を確認するため、正式な住所を書く必要があります。

 

そのため、もし

 

○○県○○市○○町1丁目2番34号

 

ではなく、

 

○○県○○市○○町1-23-34

 

と記載した場合は、ゴム印などで「丁目」「番地」などの訂正印を押される可能性があります。

 

正式な住所が分からない場合は、空白の状態に役場に持って行き、そこで確認するのが無難でしょう。

 

 

 

続柄の書き方

「世帯主から見た続柄」を求められているのであれば、

 

  • 世帯主であれば「本人」
  • 世帯主の奥さんであれば「妻」
  • 世帯主の旦那さんであれば「夫」
  • 世帯主の子どもであれば「子」

 

と書けば良いです。

 

子どもは次男や三男でも、記載上はみんな「子」です。

 

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>>続柄の書き方がパッと分かる一覧まとめ【図で分かりやすく解説!】

 

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まとめ!

最後に、このページの要点をまとめます!

 

  • 住民票記載事項証明書は、必要最低限の内容を書いた「住民票」である。
  • 就職先などの「提出先」が用意したフォーマットに、証明すべき氏名や住所を書き、記載内容が間違いないことの証明印をもらうこともまた、「住民票記載事項証明書」である。
  • 役所へ足を運ぶ・郵送・コンビニで取得できる。
  • コンビニが一番手数料が安く、かつ便利に取れるが、自治体によってはマイナンバーの記載が出来ないところもある。(そもそもコンビニサービスに対応していない所もある)
  • 請求者は同一世帯の人のみだが、窓口へは代理人でも可能(委任状が必要)。

 

全てに言えることですが、不明点があれば役所の人が教えてくれますので、疑問点は何でも質問しましょう。

 

なお上でも説明のとおり、「マイナンバーカード」を作っていれば、戸籍謄本や住民票をコンビニで簡単に取得できるようになるため、とても便利になりますよ。

 

 

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